Rekryteringsfällan: Har din enhet råd att vänta 8 veckor på ”rätt” person?
Att hitta en ny kollega till vård och omsorg tar många veckor och ibland månader i dagens konkurrensutsatta arbetsmarknad. Det beror på bristen på personal inom vården, till exempel undersköterskor eller vårdbiträden, vilket skapat en sk. “arbetstagarmarknad”. Under tiden personal fattas fortsätter luckorna i schemat att vara tomma eller så fylls de med dyra övertidspass. Att vänta med att ta in extern hjälp tills rekryteringen är helt i hamn kan på ytan se ut som en besparing, men siffrorna berättar en annan historia. Det visar sig ofta vara verksamhetens dyraste beslut.
Priset för en vakans
Varje gång en vakans uppstår skapas ett dolt ekonomiskt hål. Det handlar om direkta kostnader för övertid, men också om de indirekta kostnaderna för förlorad ledningstid när kollegor måste jobba övertid eller när chefen måste gå in i driften.
Enligt beräkningar kan kostnaden för produktionsbortfall vid en 8 veckors vakans på ett äldreboende kosta upp till 5000 kr/per dag eller totalt 200 000 kr. Då ingår inte bara lönekostnaden utan också kostnader som uppstår när verksamheten inte längre fungerar effektivt. Det handlar t ex om omsorg som inte kan utföras när personal saknas, eller att avdelningar tvingas stänga delar av verksamheten för att det inte finns tillräckligt med bemanning. (Längre ner i artikeln finns en enkel mall du kan använda för att göra egna beräkningar!)
Men den farligaste kostnaden är “smittorisken”. När ett team är underbemannat under lång tid ökar risken för att fler väljer att säga upp sig på grund av utmattning. Att ersätta en erfaren undersköterska kostar i snitt upp till 500 000 kr när man räknar in annonsering, intervjuer, onboarding och produktivitetsförlust under de första månaderna.
Hyr först, rekrytera sen – en strategisk brygga
Genom att använda Pamoja som en brygga under rekryteringsperioden behåller verksamheten sitt tempo. Det ger dig som chef den nödvändiga “isen i magen” som krävs för att inte stressa fram ett felbeslut i rekryteringen bara för att täppa till ett hål.
Att samarbeta med Pamoja är enkelt och modernt. Verksamheten betalar bara för de timmar en inhyrd undersköterska eller ett vårdbiträde faktiskt är på plats (från 350 kr/tim). Inga bindningstider och inget krångel. All personal är alltid bakgrundskontrollerad, intervjuad, anställd och onboardad av oss. Om den inhyrda personen visar sig vara en perfekt match för teamet, har ni dessutom haft möjlighet att rekrytera direkt.
Teknik som möjliggör omtanke
Med Pamoja får du inte bara bra personal när du behöver. Vi har utvecklat smart teknik som dessutom väger in tidigare erfarenhet från just din enhet och prioriterar personal som tidigare fungerat bra hos er. Det skapar en kontinuitet som är ovärderlig för de boende och för dig. Istället för ett ständigt flöde av nya ansikten, bygger kan ni bygga en extern pool av bekanta ansikten som kan verksamheten. Det är modern teknik i mänsklighetens tjänst.
Vill du veta mer om hur du kan få hjälp med undersköterskor eller vårdbiträden på kort varsel? Pris från 350 kr/tim. Boka ett 15 minuters möte med oss. Det kostar ingenting!
Det kostar väntetid – Tre snabba signaler att ha i bakhuvudet
- Vakansrisk: Ökad stress leder ofta till sekundär sjukfrånvaro inom 3 veckor.
- Rekryteringskostnad: En felrekrytering kostar ofta 10-15 gånger månadslönen.
- Lösningen: Kvalitetssäkrad personal som håller ställningarna medan ni letar rätt person.
Så räknar du ut produktionsbortfall vid vakans
Det är lätt att stirra sig blind på sjuklönekostnaden, men den verkliga prislappen för en vakans är betydligt högre. När en stol står tom stannar inte bara arbetet upp – det skapas en ”friktion” i form av avbruten planering, övertid och administrativa timmar som äter upp din tid som ledare. Att förstå ditt faktiska produktionsbortfall är första steget mot en hållbar ekonomi. Här är en enkel formel som hjälper dig att räkna ut vad tomrummet i schemat kostar din verksamhet per dag.
Lathund produktionsbortfall
Steg 1: Ange dagens “tapp” i timmar
A = timmar omsorg som inte kan utföras idag: ___ tim
Steg 2: Välj en schablonkostnad per timme (lön inkl. sociala avgifter samt overhead)
B = kr per timme: ___ kr/tim
Steg 3: Räkna på friktion (extra tid som uppstår)
C = extra tid för chef/planering/admin/dokumentation pga vakans: ___ tim
D = timkostnad för den tiden: ___ kr/tim
Formel
Produktionsbortfall (kr/dag) = (A × B) + (C × D)
Snabb tumregel (om ni vill slippa C och D)
Produktionsbortfall (kr/dag) ≈ (A × B) × 1,2 (≈ +20% för friktion)
Exempel vid 8 timmars frånvaro
A = 8 tim tappad omsorg
B = 450 kr/tim
C = 1,5 tim extra admin/omplanering
D = 600 kr/tim
Produktionsbortfall = (8 × 450) + (1,5 × 600)
= 3 600 + 900
= 4 500 kr/dag
Kostnad för 8 veckor (56 dagar) ≈ produktionsbortfall per dag × 56
= ___ × 56 = ___ kr