Den osynliga prislappen: Vad kostar det egentligen när morgonens vab-sms plingar till?
Ett pling i mobilen klockan 06:15 är inte sällan startskottet på en dag med logistisk stress och dyra nödlösningar. Men den största kostnaden för frånvaro inom omsorgen syns sällan i sjuklönekalkylen. Istället döljer den sig i förlorad vårdkvalitet, trötta kollegor och oroliga anhöriga. Här går vi igenom varför den traditionella ringlistan är din dyraste affär, och hur du med hjälp av proaktiv teknik kan förvandla morgonens vab-besked från en personalkris till en hanterbar parentes.
När morgonkaffet serveras med en personalkris
Det är en vanlig tisdagsmorgon i slutet av januari. Kaffet har precis börjat droppa ner i kannan och utanför fönstret ligger mörkret fortfarande tungt. Så hörs det där bekanta ljudet från telefonen. Ett pling vid 06:15 som genast ändrar förutsättningarna för hela dagen.
“Vab idag igen, ledsen för sent besked.”
Du känner igen känslan. En blandning av empati för medarbetaren och den där gnagande stressen som omedelbart sätter igång i bakhuvudet. Vem ska ta morgonrutinerna på avdelningen Solrosen? Hur påverkas medicindelningen? Vilket anhörigsamtal måste jag själv skjuta upp för att hinna ringa runt efter vikarier?
I det här skedet är det lätt att tänka att kostnaden för frånvaron bara handlar om sjuklönen och hålet i schemat. Men sanningen är att den verkliga prislappen inom vård och omsorg ofta är osynlig – och den växer för varje minut som morgonens omsorgsmoment blir försenade.
Excel-arket som inte berättar hela sanningen
När det gäller sjukfrånvaro pratar vi ofta om stora siffror. Att korttidssjukfrånvaron kostar svenska företag omkring 34 miljarder kronor om året är ett faktum som tål att upprepas. Men siffror i en rapport känns sällan relevanta när man står mitt i verkligheten. Och den verkliga kostnaden, den som verkligen svider, är produktionsbortfallet mitt i vardagen. Inom omsorgen mäts produktionsbortfall nämligen i kvalitet, trygghet och förtroende.
- Dokumentationsskulden: När undersköterskor och vårdbiträden går på knäna är social dokumentation ofta det första som blir lidande. Missade anteckningar om välmående eller avvikelser stjäl tid i slutändan, då de leder till utredningar som kräver ännu mer av din tid som chef.
- Förtroendekapitalet: När ingen hinner svara i telefon när en orolig dotter eller son ringer, skapas omedelbart en känsla av otrygghet. Plötsligt sitter du som enhetschef i ett 45 minuter långt samtal för att reparera förtroendet – tid som egentligen skulle ha gått till verksamhetsutveckling och kvalitetsarbete.
- Livskvalitet som valuta: I omsorgen är produktivitet att en boende får komma ut på en promenad eller sitta ner för ett samtal vid frukosten. Om detta ställs in pga. personalbrist sjunker livskvaliteten, vilket ofta leder till mer oro och merarbete för kvällslaget. Det blir en negativ spiral av stress.
Arbetsmiljöskulden hos “klipporna”
När du inte lyckas ordna bemanningen direkt hamnar ansvaret på de medarbetare som är på plats. Det är “klipporna” i teamet som alltid säger “jag löser det”, som hoppar över sin rast och springer lite fortare mellan rummen.
Det är en beundransvärd lojalitet, men den har ett högt pris. När underbemanning blir ett normaltillstånd riskerar även dina mest engagerade medarbetare att tappa energin. Enligt statistik är just hög arbetsbelastning den vanligaste orsaken till stressrelaterad ohälsa. Att förlora en erfaren undersköterska på grund av utbrändhet är en kostnad som inget bemanningsbudget kan dölja.
När du ringer är vi redan på väg!
En av de vanligaste frågorna vi får på Pamoja är hur det kan gå så fort att få fram rätt person. Svaret är att vi har vänt på hela logiken för bemanning. I en traditionell modell börjar man leta efter en ersättare först när telefonen ringer klockan 06:15. Man kollar ringlistor och hoppas på napp. Det är en reaktiv process som skapar väntetid och skav.
Vi har valt en annan väg. Vi har utvecklat tekniklösningar som gör att vi ser mönstren innan de märks ute i era enheter. Vi vet när influensasäsongen toppar, hur väderomslag påverkar sjukfrånvaron och när trycket på omsorgen ökar.
Det betyder att vi redan har förberett personal där behoven förväntas dyka upp.
- Kvalitetssäkrat från start: All vår personal (vårdbiträden och servicepersonal) är redan intervjuade, testade och bakgrundskontrollerade redan innan de matchas till er.
- Rätt person på rätt plats: år teknik matchar automatiskt den person som har rätt erfarenhet för just din enhet och som har kortast resväg.
- Beredskap utan fast kostnad: Du har tillgång till en proaktiv pool, men betalar bara när någon faktiskt är på plats och gör nytta.
En lösning som ger arbetsro
Syftet med Pamoja är inte att ersätta det mänskliga mötet med teknik, utan att låta tekniken ge dig arbetsro. Det handlar om att du som enhetschef ska kunna lita på att en duktig och trygg person kan vara på plats inom någon eller några timmar.
När en person kommer från Pamoja får du någon som faktiskt vill jobba och som har rätt förutsättningar för att avlasta ditt team direkt. Det gör att du slipper planera för “worst case scenario” och istället kan fokusera på att leda din verksamhet framåt.
Vintern och början av året är ofta tuffa månader för schemaplaneringen inom omsorgen. Men de behöver inte vara de mest stressiga. Genom att ha en proaktiv bemanningspartner till hands kan du rädda både budgeten och teamets energi.
Vill du veta hur vi kan hjälpa din enhet att minska produktionsbortfallet i vinter?
Boka ett kort möte med oss. Vi bjuder på goda råd och en mer stressfri vardag.
GUIDE: Räkna på produktions-bortfallet – Så stoppar du vinsttjuven vid underbemanning
Under 2023 kostade korttidssjukfrånvaron svenska företag 34 miljarder kronor. Men det är bara den synliga toppen av isberget. De flesta chefer har stenkoll på sjuklönekostnaden. Men den verkliga kostnaden för frånvaro är ändå ofta osynlig. Den döljer sig i form av produktionsbortfall, missade försäljningsmöjligheter och slitage på befintlig personal som ofta är betydligt högre än bara frånvaron. Den här guiden hjälper dig att identifiera och räkna på de dolda kostnaderna för underbemanning.