Arbetsgivare söker personal? Så hittar du rätt!

Har du någonsin stått med ett akut behov av personal och tänkt: “Hur ska jag hinna hitta någon i tid?” Du är inte ensam. Varje dag kämpar chefer och personalansvariga med samma utmaning – att hitta rätt personer, med rätt kompetens, precis när de behövs.

För företag inom frontline work, som till exempel hotell, restaurang eller handel, kan skillnaden mellan framgång och motgång ofta koka ner till en enda faktor: rätt personal på rätt plats i rätt tid. Utan tillräckligt med personal riskerar din restaurang att tappa bokningar, ditt hotell kan inte erbjuda fullgod service, och din butik går miste om försäljningsmöjligheter under de viktigaste shoppingdagarna.

Men hur hittar du kvalificerad personal när behovet uppstår med kort varsel? När den traditionella rekryteringsprocessen helt enkelt tar för lång tid?

I den här artikeln får du konkreta strategier och lösningar för att effektivt hitta rätt personal – även när tiden är knapp. Vi går igenom vanliga utmaningar, smarta tips och inte minst hur moderna lösningar kan revolutionera din talangförsörjning. Fortsätt läsa för att säkerställa att personalbrist aldrig mer kommer att stå i vägen för din verksamhets framgång.

Vanliga utmaningar för arbetsgivare som söker personal

För arbetsgivare som söker personal är det inte ovanligt att stöta på hinder. Det gäller särskilt för branscher med återkommande behov av extrapersonal, som restaurang, hotell, event, handel och skola. Här är de vanligaste utmaningarna:

• Tidsbrist: En rekryteringsprocess är ofta tidskrävande; från att ta fram en behovsanalys och skapa annonser, till att göra urval, granska och intervjua jobbsökare. Enligt en undersökning från Svenskt Näringsliv lägger svenska arbetsgivare i genomsnitt 27 timmar på en rekrytering.¹
• Höga kostnader: Annonsering, intervjuer och bakgrundskontroller kan bli kostsamma. Särskilt om det saknas en tydlig struktur och process. En felrekrytering kan dessutom kosta upp till 300 000 kr för ett företag, enligt undersökningar från Rekryteringsmyndigheten.²
• Rätt match: Att hitta personer med rätt kompetens, förmågor och erfarenhet som passar både för den specifika rollen och företagskulturen upplevs ofta som utmanande. För företag inom frontline work, som restaurang och hotell, är till exempel personlighet och servicekänsla minst lika viktigt som tidigare erfarenhet, enligt en rapport från Visita.³
• Flexibilitet: För verksamheter med varierande personalbehov kan det vara en utmaning att hitta bra personer som också är tillgängliga på kort varsel.

2 effektiva tips för arbetsgivare som söker personal

1. Förbered dig!

   – Börja i tid. Du bör helst starta 3-6 månader innan du behöver en ersättare – för att vara på säkra sidan.

   – Kartlägg ditt behov. Börja med att tänka igenom vad det är du behöver. Vilka arbetsuppgifter ska utföras och vilka färdigheter och förmågor är nödvändiga för rollen. Vad är det som krävs för att just den här personen ska kunna bidra till din verksamhet på bästa sätt? Är det viktigt med tidigare erfarenhet från arbetsuppgifterna, eller har du möjlighet att utbilda eller lära upp på plats? Vilka förmågor eller egenskaper är viktiga isåfall?

   När du har en klar bild av vad du behöver blir det lättare att göra en kravspec eller jobbannons som verkligen speglar dina behov och attraherar rätt jobbsökare.

   Tips! Här kan du läsa mer om kompetensförsörjning.

2. Skapa en strukturerad anställningsprocess

   En genomtänkt anställningsprocess är avgörande för att hitta rätt medarbetare. Genom att ha en strukturerad process kan du minimera risken för felrekryteringar, spara tid och pengar samt ge jobbsökarna en positiv upplevelse – win-win-win-win :).

   Tips! Här kan du läsa mer om fördelarna med en strukturerad anställningsprocess.

När du söker bra personal på kort varsel

Oförutsedda händelser är en del av vardagen för alla som har ansvar för verksamheter med personal.
En servitör sjukanmäler sig två timmar innan skiftet. En butiksanställd säger upp sig utan förvarning. Plötsligt dyker det upp en stor grupp kunder som behöver service omgående.

För företag inom restaurang, hotell, butik och andra verksamheter inom frontline work kan den här typen av situation snabbt bli både kaotisk och kostsam. En fullbokad restaurang kan förlora upp till 15 % av kvällens intäkter om det saknas tillräckligt med personal, visar undersökningar från Handelsanställdas förbund.⁴

“När telefonen ringer tidigt på morgonen och någon sjukanmäler sig inför en fullbokad dag känns det i hela kroppen. Du vet att du behöver någon på plats inom timmar, inte dagar. Traditionell rekrytering fungerar helt enkelt inte i det läget.” – Anna L, caféägare.

När du behöver personal här och nu finns det inte tid för jobbannonsering, intervjuer och bakgrundskontroller. Då behövs en strategi för att hantera det oförutsägbara!

Gör så här!

1. Ta fram en back-up-plan
   • Förbered en lista med egen personal som du kan ringa in på kort varsel.
   • Fundera på hur du kan omfördela arbetsuppgifter om ni är underbemannade.
2. Skapa tydliga introduktionsrutiner. Förbered en enkel men effektiv introduktion som gör att ny, tillfällig personal snabbt kan sätta sig in i arbetet.
3. Ta proaktiv kontakt med en bra bemanningsleverantör som klarar av att leverera bra folk på kort varsel. Som Pamoja!

Pamoja – den smarta lösningen för arbetsgivare som söker personal

Pamoja är en komplett lösning för bemanning i realtid, till restaurang, hotell, event, handel, lager, skola och mer.

Så här funkar det:

• Boka bra personal, snabbt och enkelt, dygnet runt. Du får svar direkt och kan ha någon på plats inom en timme.
• Du betalar fast pris per timme, och bara för den tid du behöver.
• Ingen bindningstid, krångliga avtal eller dolda avgifter.
• Pamoja tar fullt arbetsgivaransvar för vår personal, inklusive lön, försäkringar, pension, skatter och avgifter.

Med Pamoja får du flexibilitet att skala upp och ner efter behov, samtidigt som du minskar onödig stress, kostnader och administration.

Läs mer eller boka bra personal direkt!

Källor
¹ Svenskt Näringsliv. (2023). Rekryteringsenkäten 2023: Kompetensförsörjning i svenskt näringsliv. Stockholm.
² Rekryteringsmyndigheten. (2024). Kostnaden för felrekryteringar i svenska företag. Stockholm.
³ Visita. (2023). Kompetensförsörjning inom besöksnäringen. Stockholm.
⁴ Handelsanställdas förbund. (2023). Rapport: Personalbrist och dess konsekvenser inom restaurangbranschen. Stockholm.