Hur sätta lön? En komplett guide för dig som arbetsgivare.
Att sätta lön för medarbetare kan kännas som en svår balansgång. Du vill erbjuda en lön som är marknadsmässig och lockar rätt kompetens, samtidigt som du måste ta hänsyn till verksamhetens budget och de regler som gäller. Att sätta lön handlar inte bara om siffror på ett papper – det är också ett av dina absolut bästa verktyg för att skapa motivation, engagemang och en schysst vardag på arbetsplatsen. I den här guiden går vi igenom de viktigaste stegen och strategierna du behöver ha koll på för att sätta rätt löner i din verksamhet.
Grundläggande regler och ramar kring lönesättning
I Sverige finns inte en lagstiftad minimilön. Istället styrs lönerna till stor del av den svenska modellen, vilket innebär att det är kollektivavtalen som sätter ramarna för vad som är lägsta godtagbara ersättning inom olika branscher. Om din verksamhet är ansluten till ett kollektivavtal måste du följa de regler för löner och löneökning som parterna har förhandlat fram.
Även om det råder fri lönesättning i de fall där kollektivavtal saknas, betyder det inte att du kan sätta löner helt fritt eller godtyckligt. Enligt diskrimineringslagen är du som arbetsgivare skyldig att motverka diskriminering och främja lika möjligheter på arbetsplatsen. Du måste också genomföra en lönekartläggning varje år, för att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor som utför lika eller likvärdigt arbete.
Steg för steg – så sätter du lön
När det är dags att sätta lön är det bra att ha en tydlig plan istället för att bara chansa eller gå på ren magkänsla. Så här gör du för att sätta rätt lön i fyra enkla steg:
- Vad kräver jobbet? Vilket ansvar har personen? Krävs det en specifik utbildning eller mångårig erfarenhet? Ju större ansvar och mer komplexa arbetsuppgifter, desto högre bör lönen vara.
- Vad är marknadslönen? Se över vad andra verksamheter inom samma bransch betalar för liknande roller. Du kan använda statistik från Statistiska centralbyrån (SCB) eller fackförbund för att få en realistisk bild av marknadsläget.
- Utvärdera prestation och måluppfyllelse: Hur väl har personen presterat i förhållande till sina uppsatta mål? Två medarbetare med samma arbetsuppgifter kan ha olika lön, så länge det finns sakliga skäl till det.
- Bedöm verksamhetens ekonomiska utrymme: Din budget sätter de yttersta ramarna. Lönesättningen måste vara ekonomiskt hållbar för företaget på lång sikt. Det är bättre att sätta en stabil grundlön och istället erbjuda schyssta villkor och en trygg arbetsmiljö än att lova mer än vad ekonomin tillåter.
Tydliga lönekriterier skapar trygghet
För att undvika missförstånd och missnöje är det viktigt att dina medarbetare förstår varför lönen ser ut som den gör och vad de kan göra för att påverka den.
Här är exempel på vanliga och objektiva lönekriterier:
- Resultat och måluppfyllelse: Hur väl medarbetaren når sina uppsatta mål och presterar i det dagliga arbetet.
- Flexibilitet och ansvarstagande: Att personen är beredd att ta ansvar, samarbeta med andra och rycka in när det behövs.
- Yrkeskunnande och utveckling: Att medarbetaren bygger på sina kunskaper och tar till sig nya arbetsmetoder för att utvecklas i sin roll.
Med tydliga lönekriterier säkerställer du att lönesättningen blir rättvis, samtidigt som dina medarbetare får koll på hur de själva kan påverka sin lön.
Vanliga misstag i lönesamtalet och hur du undviker dem
Lönesamtalet är det tillfälle där du och medarbetaren diskuterar lönen i direkt relation till personens prestationer. Ett vanligt misstag är att blanda ihop lönesamtalet med utvecklingssamtalet. Utvecklingssamtalet ska fokusera på framtiden, målsättningar och hur medarbetaren fungerar i verksamheten, medan lönesamtalet är en utvärdering av hur medarbetaren har presterat i förhållande till uppsatta mål. Ha separata möten för utvecklingssamtal och lönesamtal.
Ett annat misstag är att inte vara tillräckligt förberedd. Du måste kunna motivera ditt löneförslag på ett rakt, konkret och empatiskt sätt. Om du ger ett lägre bud än vad medarbetaren förväntat sig, förklara sakligt vad som krävs för att nå en högre nivå till nästa revision. Utgå från era lönekriterier. Det ger personen en tydlig väg framåt istället för att lämna mötet med en känsla av besvikelse.
Frågor och svar om att sätta lön
Måste man ge löneförhöjning varje år?
Om din verksamhet omfattas av ett kollektivavtal finns det i regel krav på en årlig löneöversyn och en garanterad minsta löneökning för medarbetarna. Om du inte har kollektivavtal finns det ingen lag som tvingar dig till årlig löneförhöjning, men det är starkt rekommenderat för att behålla bra personal och hålla jämna steg med marknadsutvecklingen.
Vad är skillnaden mellan lönerevision och lönesamtal?
Lönerevisionen är den övergripande processen och tidsperioden då hela verksamhetens löner ses över, förhandlas och justeras utifrån ekonomiska ramar eller kollektivavtal. Lönesamtalet är det enskilda mötet mellan dig som chef och medarbetaren, där den nya lönen presenteras och motiveras baserat på medarbetarens prestationer.
Kan jag sänka lönen för en medarbetare som inte presterar?
Nej, du kan generellt sett inte sänka en redan avtalad lön ensidigt, eftersom det i praktiken innebär ett avtalsbrott. Om en medarbetare inte presterar enligt förväntan ska det hanteras genom feedback, handlingsplaner och i utvecklingssamtal, och återspeglas genom att personen får en lägre eller utebliven löneökning vid nästa lönerevision.
Hur sätter man lön för en person utan erfarenhet?
Om din verksamhet är ansluten till kollektivavtal bör du utgå från branschens lönerekommendationer. Annars kan du utgå från marknadsstatistiken för ingångslöner i den specifika rollen. Väg in faktorer som utbildning eller andra relevanta grundkunskaper, och förklara för din nya medarbetare hur lönen kan utvecklas i takt med att personen tar mer ansvar och samlar på sig erfarenhet.
När personalbehovet skapar stress i vardagen
Det tillfälle då frågan om lönesättning ofta blir som mest aktuell är när du står inför att anställa ny personal. Men att dra igång en anställningsprocess, med urval, intervjuer, tester och bakgrundskontroller, tar ofta veckor – ibland månader – och kräver både tid och resurser. Om behovet av personal dessutom är akut blir det lätt en källa till stress.
Ett smart sätt att snabbt få hjälp med bra personal och samtidigt skapa lite luft i schemat är att först hyra in personal istället för att anställa direkt på en gång. Du får möjlighet att se hur personen funkar i teamet i vardagen, och på samma sätt får person du hyr in en rättvisande bild av hur din verksamhet och jobbet funkar. Om allt känns rätt kan ni (om ni är överens) kroka arm och fortsätta resan tillsammans.
Så funkar det i praktiken:
1. Med Pamoja får du förstärkning blixtsnabbt (inom någon timme) när akuta behov uppstår.
2. Utvärdera i lugn och ro. Genom att hyra in personen hinner ni lära känna varandra och pröva många olika arbetsuppgifter och jobbsituationer – innan ni fattar beslut om att gå vidare.
3. Erbjud anställning om ni båda vill. Annars fortsätter ni som tidigare – var och en på ert håll, på väg mot nya utmaningar och möjligheter.
Vill du veta mer om “hyra först”-modellen. Boka ett möte med oss så berättar vi mer!
Pamoja – din bemanningspartner när vardagen krisar
När du väljer bemanningspartner väljer du mer än bara en leverantör. Du väljer vem du vill kunna lita på när vardagen krisar. Pamoja gör det enkelt: Här får du hjälp med bra folk, snabbt och tryggt – i skola, omsorg, butik, restaurang, service och mer.
Pamoja är byggt för att lösa personalbehov i realtid. Vi kombinerar modern teknik med mänsklig expertis för att göra bemanning enklare än någonsin.
- Boka på en minut: Du bokar personal blixtsnabbt när behovet uppstår.
- Kvalitetssäkrad personal: All vår personal är intervjuad, testad och bakgrundskontrollerad av oss.
- Smart matchning: Vår teknik matchar rätt person baserat på kompetens, erfarenhet och kortast resväg.
- Ingen bindningstid: Du bokar för en dag eller flera månader. Du har full frihet att skala upp eller ner utan krångliga avtal.
- Vi tar fullt ansvar: Vi är arbetsgivare och sköter allt från lön till försäkringar och semester.
Vill du veta mer om hur Pamoja kan hjälpa dig med bra personal blixtsnabbt. Pris från 350 kr/tim. Boka ett 15 minuters möte med oss så berättar vi mer. Det kostar ingenting.